Ondernemingsraad Dienst Werk en Inkomen Gemeente Amsterdam/Gemeente Amsterdam, Dienst Werk en Inkomen

Naar aanleiding van een rapport van de Gemeentelijke Ombudsman, waarin melding wordt gemaakt van klachten over de bereikbaarheid, heeft de Gemeente Amsterdam Dienst Werk en Inkomen (hierna: DWI) voorgesteld een nieuwe procedure in te voeren, waarbij werknemers een buddy (collega) en teammanager dienen te machtigen voor toegang tot hun mailbox, zodat mails binnen 24 uur beantwoord worden. De ondernemingsraad (OR) heeft te kennen geven moeite te hebben met het voorgenomen besluit en zich op het standpunt gesteld dat het voorgenomen besluit instemmingsplichtig is op grond van artikel 27 WOR. Binnen DWI geldt de Gedragscode Elektronische Communicatiemiddelen (hierna: Gedragscode). DWI betwist dat de invoering van de nieuwe procedure instemmingsplichting is en heeft besloten de procedure in te voeren. De OR stelt dat dit besluit nietig is.

De kantonrechter oordeelt als volgt. Omdat met betrekking tot het vaststellen van de Gedragscode de OR destijds instemmingsrecht is verleend, heeft de OR ook instemmingsrecht met betrekking tot wijzigingen van die Gedragscode. De Gedragscode en het Protocol integriteitonderzoeken Gemeente Amsterdam betekenen de facto, zo begrijpt de kantonrechter de uitleg van partijen, dat DWI buiten de situaties van een vermoeden van integriteitschending niet zonder toestemming van een werknemer in de e-mails van een werknemer kan kijken. Het besluit brengt echter met zich dat een manager van DWI ook buiten het geval van een vermoeden van integriteitschending in de ontvangen e-mails van een medewerker kan kijken, namelijk in die gevallen dat de medewerker niet een collega gemachtigd heeft tot toegang tot zijn inbox. Dat betekent de facto een wijziging van de Gedragscode. Voor die wijziging was instemming van de OR nodig.

Artikel 27 lid 1 onder l WOR ziet op een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen, een en ander voor zover betrekking hebbende op alle of een groep van de in de onderneming werkzame personen. Het besluit kan tot gevolg hebben dat de manager van een werknemer, zonder toestemming van de medewerker, inzage krijgt in diens e-mailbox. De situatie is dan alleszins denkbaar dat de manager de inbox van de werknemer inkijkt, en daar niet-beantwoorde e-mails van klanten aantreft. De vraag is of daarmee sprake is van een voorziening die gericht of geschikt is op controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van die medewerker. Het besluit is niet gericht op die controle, maar kan er wel geschikt voor zijn. Bepaald niet uitgesloten is immers dat de manager, wanneer de medewerker een achterstand in werk blijkt te hebben, deze hierop aanspreekt. Daarmee is ook voldaan aan het criterium dat het moet gaan om ‘de prestaties’ van de medewerker. Ook is voldaan aan het criterium dat het gaat om alle of een groep van in de onderneming werkzame personen, zodat sprake is van een instemmingsplichtig besluit.

Voorts heeft het door een werknemer inzage moeten geven aan een buddy of aan zijn leidinggevende ook privacyaspecten. Op grond van de Gedragscode is het in beperkte mate toegestaan de mail te gebruiken voor privédoeleinden. Niet uitgesloten is dat hiermee sprake is van ‘de bescherming van persoonsgegevens’ zoals bepaald in artikel 27 lid 1 sub k WOR. De kantonrechter verbiedt DWI op straffe van een dwangsom uitvoering te geven aan het besluit tot invoering van de nieuwe procedure.